Di dunia yang sibuk saat ini, dengan liburan yang sudah dekat, bagaimana Anda menyelesaikan lebih banyak? Ini adalah topik yang terus berkembang di dunia kita yang dinamis. Berikut adalah beberapa tip umum yang menghemat waktu tetapi tidak sesuai dengan kebiasaan orang.
1. Menjadwalkan Janji Temu – Orang sering bolak-balik dengan teks panjang atau percakapan email untuk menjadwalkan janji temu. Buat Kalender Google gratis untuk Anda sendiri di YouCanBookMe.com agar orang dapat memilih dan menjadwalkan janji temu. Jika Anda tidak dapat merampingkan jadwal Anda, setidaknya persingkat surat Anda dengan mengirimkan tiga vs. pesan bolak-balik. Sungguh menakjubkan berapa banyak pesan yang diperlukan untuk mendapatkan janji temu tanpa utusan menyiapkan beberapa opsi untuk mempercepat janji temu.
2. Ukur hasil Anda; maksimalkan waktu Anda – Ketika melakukan sesuatu, banyak dari kita akan senang mengambil semua waktu di dunia untuk membuatnya “sempurna”. Masalahnya adalah bahwa “sempurna” tidak hanya sulit dicapai tetapi seringkali tidak “sempurna”. Ini tidak berarti Anda harus menyerah pada keterampilan, tetapi itu berarti Anda harus memahami apa itu 80% Optimum.
Baru-baru ini, di sebuah konferensi, seorang pembicara mempresentasikan ide yang disebut “Get-mo” singkatan dari “Get more”. Ini sama dengan filosofi Optimum. Itu terlihat pada tugas yang ada, waktu yang Anda miliki dan menemukan solusi kreatif untuk mencapai hasil. Ini adalah contoh peningkatan waktu. Cari tahu berapa waktu “normal” untuk suatu tugas atau proyek atau “waktu yang tersedia” dan kemudian temukan cara untuk menyelesaikan produk dalam jangka waktu tersebut. Periode. Banyak waktu yang terbuang percuma atau teralihkan oleh tugas-tugas yang memakan waktu terlalu lama, yang menyebabkan kesalahan, revisi, bagian-bagian yang kini membutuhkan solusi berbeda, ditambah keadaan darurat baru yang melanggar batas karena tugas terlalu lama.
3. Buat rutinitas sehari-hari. Banyak dari praktik kita tidak terlihat. Pikirkan tentang berapa banyak hal yang Anda lakukan di pagi hari ketika Anda bangun. Kebanyakan orang jatuh ke dalam kebiasaan kecil yang “keluar dari pikiran”. Jika Anda dengan sengaja melakukan beberapa tugas yang Anda miliki secara teratur dan menggabungkannya dengan Kebiasaan AM dan Kebiasaan PM, pikiran Anda akan menghitungnya sebagai “satu” (berlawanan dengan jumlah tugas yang termasuk dalam kebiasaan itu). Ketika Anda melakukannya dalam urutan yang sama setiap hari dan melakukan rutinitas secara teratur, pekerjaan akan berpindah dari kesadaran dan upaya ke kemampuan bawah sadar. Ini berarti Anda dapat menyelesaikannya lebih cepat jika otak Anda dapat menahan atau mempersiapkan sesuatu yang lain.
4. Hentikan multitasking & fokus pada satu hal dan selesaikan. Semakin stres kita, semakin umum membiarkan hal-hal setengah matang. Kita memulai sesuatu dan kemudian teralihkan atau beralih ke tugas lain, seringkali terkait dengan apa yang sedang kita lakukan, tetapi pada akhirnya kita bisa frustrasi karena banyak yang tersentuh tetapi tidak ada yang dilakukan. Kunci untuk mendapatkan daya tarik adalah SELESAI. Anda harus memilih pekerjaan; disiplin dan selalu fokus pada FINISHING. Penting bahwa tugas adalah aktivitas individu vs proyek, namun, jika Anda menguraikan “langkah” yang harus diambil, fokuslah pada tugas tersebut dan lakukan.
5. Tenang. Miliki struktur untuk barang-barang Anda dan beri label. Teman saya yang merupakan organisator profesional mengajari saya beberapa tahun yang lalu. Dia bahkan menyuruh saya menuliskan bagian dari bagan saya! Ini membantu untuk menjaga hal-hal terorganisir dan menemukan atau memproses hal-hal. Saat Anda mendapatkan kontak baru, tambahkan ke telepon Anda, dapatkan informasi yang benar dan masukkan dengan “konfigurasi nama kontak”. Beberapa orang akan meninggalkan nomor tidak terdaftar dan kemudian mencari orang itu nanti ketika mereka memiliki informasi bahwa mereka tidak “masuk”. Jika Anda melakukan hal-hal ini saat pertama kali mendapatkannya, Anda akan menghemat banyak waktu. Saat Anda mengirim email, gunakan baris subjek. Ini akan membantu dengan pencarian, penyortiran, dan pencarian nanti. Saat Anda memiliki file, Anda memiliki “sistem file” sehingga Anda dapat meletakkan berbagai hal di tempat yang tepat. Sangat mudah untuk menyimpan semua yang ada di desktop atau drive C: Anda, tetapi sulit untuk menemukannya. Jika Anda memiliki sistem dengan pengaturan folder dasar dan kemudian memiliki sistem surat, folder lunak, dan folder kertas, Anda akan menemukan bahwa pikiran Anda dapat dengan cepat mengatur dan beradaptasi dengan sistem.
6. Mulailah dengan tujuan akhir – ketahui tujuan dan apa yang ingin Anda capai. Seperti disebutkan dalam poin 4, ketahuilah apa yang sebenarnya ingin Anda capai. Terkadang kita memulai sebuah proyek atau pekerjaan, tetapi terjebak dengan kebutuhan akan lebih banyak informasi, alat, bagian lain yang harus dilakukan, dll. Ini sering menghasilkan proyek yang selesai sebagian. Tidak hanya menghabiskan ruang dan energi mental, tetapi juga menguras emosi untuk menyelesaikan sebagian proyek. Jika memungkinkan, ketahui apa itu “akhir” dan coba selesaikan tugas sampai akhir.
7. Miliki daftar dan rencana. Beberapa orang percaya bahwa mereka memiliki ingatan yang hebat dan tidak suka menulis. Terkadang kita merasa terlalu sibuk untuk berhenti dan membuat daftar. Terkadang orang bukan “pembuat daftar”. Masalahnya, membuat daftar membantu otak Anda. Ini membersihkan berbagai pemikiran yang beredar dan memungkinkan pengaturan pemikiran dan prioritas ini. Terlepas dari “tipe” Anda atau tidak, otak bekerja lebih baik ketika Anda dapat menyatukan pikiran dan tugas, memprioritaskannya dalam daftar, dan mulai bekerja.
8. Langsung ke intinya. Obrolan ringan dan komunikasi itu penting, namun waktu terbuang sia-sia karena tidak siap untuk tujuan dan sasaran waktu itu. Dalam rapat (bahkan 1-1) memiliki agenda, memiliki tujuan khusus dan fokus padanya, membatasi waktu, berdiri dalam rapat, memiliki pencatat, menyoroti aktivitas. Waktu setiap orang sangat berharga dan kebanyakan orang menghargainya ketika Anda menghargai waktu mereka dan menjaga segala sesuatunya tetap pada jalurnya.
9. Merapikan. Meskipun beberapa orang merasa bahwa “barang” atau “kekacauan yang terorganisir” bukanlah masalah, kenyataannya orang bekerja lebih cepat dengan meja yang bersih dan ruang yang teratur. Anda dapat melihat hal-hal lebih cepat, hal-hal yang tidak penting dan lebih fokus. Ada sebuah penelitian yang dilakukan bertahun-tahun yang lalu yang mengamati orang-orang di meja mereka dengan keadaan berantakan vs tidak rapi dan bahkan mereka yang menyukai dan ingin menyimpan meja yang berantakan telah terbukti bekerja lebih cepat dan lebih efisien tanpa kekacauan. Luangkan waktu setiap hari untuk membersihkan meja Anda. Luangkan waktu setiap malam untuk “membersihkan” dan membersihkan rumah Anda. Bersihkan dan bersihkan mobil Anda, tas Anda, apa pun yang Anda gunakan secara teratur. Itu akan membuat perbedaan.
10. Bangun lebih awal. Hal pertama yang pertama. Hal yang paling penting harus dilakukan hal pertama di hari itu. Inilah mengapa “Eat that Frog” adalah konsep yang hebat dan “Miracle Morning” adalah alat produktivitas yang sangat berguna. Ini memusatkan perhatian Anda pada segala sesuatu yang “penting” dan tidak mendesak. Saya akui saya BUKAN orang pagi dan tidak selalu mudah bagi saya untuk memahaminya, tetapi memang benar bahwa ketika Anda melakukan hal-hal ini (afirmasi, mediasi, latihan, belajar/membaca, membuat jurnal, dll.) Anda turun di kaki kanan DAN pastikan Anda melakukannya. Anda dapat mengunduhnya dengan daftar tugas Anda di siang hari dan terkadang mencapai item ini saat makan siang, akhir hari kerja atau PM adalah mungkin dan waktu yang lebih baik, tetapi kenyataannya adalah apa yang ingin Anda pastikan Anda lakukan, lakukan di penghujung hari!
Mungkin ada hal-hal yang telah Anda lakukan dan beberapa yang menurut Anda tidak dapat Anda lakukan, tetapi temukan dan pilih SATU yang dapat Anda terapkan untuk mendukung upaya Anda mencapai lebih banyak dalam hidup Anda!