Pentingnya Kebijakan dan Prosedur untuk Bisnis Anda – Menambah Nilai

Kebijakan dan Prosedur “TAMBAHKAN NILAI” kepada pengguna dan pelanggan

Kebijakan dan prosedur penting bagi sebagian besar perusahaan karena beberapa alasan tergantung pada sifat bisnis Anda, industrinya, sertifikasi yang dicari, dan auditornya. Bisnis yang mengatakan bahwa mereka tidak membutuhkan apa pun secara tertulis adalah bisnis yang sangat kaya atau kecil atau sangat besar, memiliki banyak lapisan politik, dan mungkin akan gagal.

Tujuan dari artikel ini adalah untuk mengkaji pentingnya penulisan kebijakan dan prosedur yang baik dan bagaimana memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Kebijakan yang baik – menambah nilai

1. Kebijakan tersebut memberikan arahan strategis bagi perusahaan; Kebijakan tersebut memberikan panduan kepada khalayak sasaran mengenai pentingnya dokumen kebijakan dan/atau pernyataan kebijakan yang terkandung dalam dokumen tersebut.
2. Kebijakan tersebut menetapkan kekuatan atau OTORITAS diperlukan untuk memandu kebijakan, prosedur, instruksi kerja, proses bisnis dan formulir yang dapat mendukung kebijakan dan/secara langsung mempengaruhi kebijakan.
3. Anda bertanya, “Bagaimana saya tahu jika dokumen atau paragraf yang saya baca bersifat politis?”
4. Dokumen kebijakan dan pernyataan kebijakan akan menggunakan berbagai istilah absolut seperti harus, harus, membutuhkan, membuat, mengizinkan, melarang, menghukum, mendenda, menyangkaldll.
5. Jika dokumen berjudul “Kebijakan” atau jika ada bagian dalam dokumen berjudul “Bagian Kebijakan” dan berikut ini kuat SY pihak berwajib tanpa jenis kata apa pun, seseorang harus mempertanyakan sumber dan/atau penulis dokumen dan/atau pernyataan tersebut.
6. Kebijakan ditulis dengan bahasa yang jelas, ringkas, dan sederhana dengan menggunakan template format penulisan standar.
7. Pernyataan kebijakan berbicara tentang aturan, bukan bagaimana aturan diterapkan.
8. Pernyataan kebijakan mudah dipahami dan kewenangannya jelas.
9. Kebijakan biasanya melibatkan persetujuan manajemen senior dan/atau Presiden perusahaan.

Good Practice – Menambah Berat

1. Pendekatan ini menyediakan aktivitas, proses bisnis, orang, lingkungan, teknologi, dan dokumen terkait yang membantu mendukung arahan strategis dan nasihat politik.
2. Prosedur harus dikembangkan dengan mempertimbangkan pengguna. Metode yang dirancang dengan baik dan dipikirkan dengan baik memberikan nilai bagi pengguna karena konten atau informasi dapat digunakan untuk:
3. Ambil tindakan, misalnya mengisi formulir aplikasi cuti atau membuka situs web untuk mengubah penerima manfaat.
4. Perkuat pemahaman tentang informasi yang dapat membantu dalam situasi mendatang, misalnya, jika perusahaan mengatakan akan memberhentikan karyawan karena segala jenis kekerasan, karyawan tersebut memiliki informasi tentang apa yang tidak boleh dilakukan.
5. Bertindak sebagai referensi untuk dokumen kebijakan atau prosedur lain atau sebagai referensi selama rapat atau diskusi lainnya, misalnya jika ada informasi tentang cuti karyawan, rapat kelompok dapat menunjukkan prosedur ini.
6. Pendekatan tersebut harus mewakili pemikiran dan pendapat pengguna, atau setidaknya; dengan kata lain, penulis prosedur yang berpengalaman tahu bagaimana memasukkan masukan dari pengguna kunci untuk memastikan penerimaan dan memastikan bahwa juara tersedia untuk membantu penulis prosedur mengomunikasikan prosedur baru atau yang direvisi kepada khalayak sasaran. .
7. Prosedurnya jelas artinya, tanpa kata-kata yang rumit, dan mudah dipahami. Prosedur harus ditulis sehingga semua pengguna dapat dengan mudah mengikuti apa yang perlu dilakukan.
8. Prosedur seringkali memberikan referensi ke format yang benar untuk digunakan saat menyelesaikan satu atau lebih aktivitas yang tercermin dalam proses. Dalam beberapa kasus, salinan surat tersebut dapat ditempatkan di lampiran untuk prosedur tersebut.
9. Jika memungkinkan, prosedur harus menawarkan pilihan pengguna; Pemformatan yang tidak perlu atau sulit dibaca dapat dihindari atau diabaikan oleh pembaca.

Pendeknya,

1. dalam kebijakan dan prosedur tertulis, manajer dapat membuat keputusan yang konsisten dan karyawan yakin bahwa keputusan yang konsisten akan dibuat tentang apa yang penting bagi mereka.
2. TIDAK kebijakan dan prosedur tertulis dan/atau kebijakan dan prosedur yang belum ditinjau dan dikembangkan, manajemen dapat menjalankan “wild wild west” dan membuat keputusan apa pun yang mereka inginkan dan karyawan harus menaruh semua kepercayaan mereka pada manajemen ini.